何為采購管理？

采購管理是指對采購業務過程進行組織、實施與控制的管理過程。不知道大家對采購管理的了解有多少？下面小編就來和大家介紹一下什么是采購管理，希望能夠幫助到您，謝謝您的閱讀，祝您閱讀愉快。

【資料圖】

一、基本介紹

采購管理(Procurement Management)是計劃下達、采購單生成、采購單執行、到貨接收、檢驗入庫、采購發票的收集到采購結算的采購活動的全過程，對采購過程中物流運動的各個環節狀態進行嚴密的跟蹤、監督，實現對企業采購活動執行過程的科學管理。現代管理教育將采購管理的職能劃分為三類，即保障供應、供應鏈及信息管理。

二、采購流程

1.采購計劃

采購計劃管理對企業的采購計劃進行制定和管理，為企業提供及時準確的采購計劃和執行路線。采購計劃包括定期采購計劃(如周、月度、季度、年度)、非定期采購任務計劃(如系統根據銷售和生產需求產生的)。通過對多對象多元素的采購計劃的編制、分解，將企業的采購需求變為直接的采購任務，系統支持企業以銷定購、以銷定產、以產定購的多種采購應用模式，支持多種設置靈活的采購單生成流程。

2.采購訂單

采購訂單管理以采購單為源頭，對從供應商確認訂單、發貨、到貨、檢驗、入庫等采購訂單流轉的各個環節進行準確的跟蹤，實現全過程管理。通過流程配置，可進行多種采購流程選擇，如訂單直接入庫，或經過到貨質檢環節后檢驗入庫等，在整個過程中，可以實現對采購存貨的計劃狀態、訂單在途狀態、到貨待檢狀態等的監控和管理。采購訂單可以直接通過電子商務系統發向對應的供應商，進行在線采購。

3.發票校驗

發票管理是采購結算管理中重要的內容。采購貨物是否需要暫估，勞務采購的處理，非庫存的消耗性采購處理，直運采購業務，受托代銷業務等均是在此進行處理。通過對流程進行配置，允許用戶更改各種業務的處理規則，也可定義新的業務處理規則，以適應企業業務不斷重組，流程不斷優化的需要。

4.交易管理

(Transaction)

較初級的采購管理多為對各個交易的實施和監督。其特征為：圍繞著采購訂單(PO，Purchase Order);

與供應商較容易的討價還價;

僅重視諸如價格，付款條件，具體交貨日期等一般商務條件;

被動地執行配方和技術標準。

5.采購合同

(Procurement)

采購對于供應商來說就是他們 的訂單。

隨著對前期大量訂單的經驗總結和匯總以及管理技能的提高，管理人員意識到供應商管理的重要性;同時，根據自身的業務量分析(ABC法)，整個Logistics系統的要求，合理分配自身的資源，開展多個專案管理。這個階段的特征為：

圍繞著一定時間段的采購合同，試圖與供應商建立長久的關系;

加強了對供應商其他條件的重視，如訂單采購周期(Lead Time)、送貨、經濟批量、最小訂單量和訂單完成率;

重視供應商的成本分析;

開始采用了投標手段;

加強了風險防范意識。

6.策略采購

供應鏈管理(Strategic Sourcing-Supply Chain Management)

比較新的概念策略性采購，其特征是：

與供應商建立策略性的伙伴關系;

更加重視整個供應鏈的成本和效率管理;

與供應商共同研發產品及其對消費者的影響;

尋求新的技術和材料替代物，OEM方式的操作;

充分利用諸如跨地區，跨國家的公司(工廠)的集團力量集中采購;

更為復雜，廣泛的應用投標手段。

其中，集中采購的手段正被愈來愈多的公司采用。集中的概念事實上包含兩層含義：集中集團內各分公司/各工廠的采購量;采購量集中給少數的供應商，以圖獲取規模效應帶來的節省。更進一步的工作，是盡可能地減少材料的規格或標準，以圖從供應商在原料采購和生產加工收益中帶來節省。

三、三項職能

1.保障供應

采購管理最首要的職能，就是要實現對整個企業的物資供應，保障企業生產和生活的正常進行。企業生產需要原材料、零配件、機器設備和工具，生產線一開動，這些東西必須樣樣到位，缺少任何一樣，生產線就開動不起來。

2.供應鏈管理

在市場競爭越來越激烈的當今社會，企業之間的競爭實際上就是供應鏈之間的競爭。企業為了有效地進行生產和銷售，需要一大批供應商企業的鼎力相助和支持，相互之間最好的協調配合。一方面，只有把供應商組織起來，建立起一個供應鏈系統，才能夠形成一個友好的協調配合采購環境，保證采購供應工作的高效順利進行;另一方面，在企業中只有采購管理部門具有最多與供應商打交道的機會，只有他們最有可能通過自己耐心細致的工作，通過與供應商的溝通、協調和采購供應操作，才能建立起友好協調的供應商關系，從而建立起供應鏈，并進行供應鏈運作和管理。

3.信息管理

在企業中，只有采購管理部門天天和資源市場打交道，除了是企業和資源市場的物資輸入窗口之外，同時也是企業和資源市場的信息接口。所以采購管理除了保障物資供應、建立起友好的供應商關系之外，還要隨時掌握資源市場信息，并反饋到企業管理層，為企業的經營決策提供及時有力的支持。

四、采購管理制度

采購是現代物流鏈中的一個基礎環節，它的管理狀況關系著整個物流鏈的進程。因此搞好公司的采購管理工作，對整個公司的經營活動的進行至關重要。

具體做法

1.采購工作管理目標

2.采購管理系統

3.采購管理工作內容

4.標準采購作業程序

5.標準采購作業細則

6.公司采購規程

7.采購工作實施辦法

8.采購入庫驗收管理規定

五、產品銷售制度

產品銷售是公司實現利潤與經營目標的關鍵環節因此產品銷售是現代公司最重要的一項管理制度一家公司缺乏現代的產品銷售管理制度不一定賣不出產品但肯定不能達到最好的效果現代公司的產品銷售管理制度主要有以下幾個方面

1.年度銷售計劃管理制度

2.銷售方針計劃書

3.銷售管理制度

4.銷售促進計劃

5.產品定價管理制度

6.產品降價銷售管理規定

7.特約銷售組織制度

8.公司特約銷售經營制度

9.公司經銷商年度獎勵辦法

10.業務員開拓新客戶獎勵辦法

11.公司銷售人員管理制度

12.銷售人員考核與獎懲辦法

13.賣場服務標準

14.售后服務管理制度

15.客戶投訴經濟處罰細則

16.客戶投訴行政處罰條例

17.客戶投訴管理制度

18.客戶投訴案件處理辦法

19.客戶提案意見處理規定

六、倉儲管理制度

倉儲管理與采購管理一樣也是現代物流管理的一個重要環節做好倉儲管理工作對于保證及時供應市場需要合理儲備加速周轉節約物資使用降低成本以及提高企業的經濟效益都具有重要作用因此倉儲管理制度已成為現代公司管理制度中的重要組成部分它主要包括以下幾個方面

1.公司倉庫規劃管理制度

2.庫存量管理工作細則

3.公司物資儲存保管條例

4.公司儲存管理辦法

5.公司材料編號辦法

6.倉庫管理辦法

7.公司產品領用細則

8.公司發貨管理規定

9.退貨管理規定

10.進貨管理規定

11.調貨管理規定

12.出庫管理規定

13.商品進出庫管理規定

14.公司產品保管條例

15.倉庫安全管理辦法

七、管理平臺

互聯網第一個采購管理平臺由原浙江省機電設備招標局局長吳樹貴先生和曾任浙江省國際技術設備招標有限公司總經理助理的羅青先生在2001年共同創建;2002年創建上海必聯;2009年獲十年電子商務模式創新大獎。業內的采購管理平臺基本功能包括：

(一)采購商采購管理平臺

1.價格管理：是企業確定采購價格的過程，建立和管理企業采購物品的統一價格體系，對采購價格的執行范圍、定價方式進行規范，必聯采購網為用戶企業構建了一套完善的價格管理體系。

2.采購計劃：是由企業根據生產計劃制定并按照不同的計劃階段導入必聯采購網，支持多種格式文件導入，導入后的生產計劃可以進行查看、修改。系統提供了數據校驗機制，通過采購網中的采購目錄與計劃中物料的核對，自動將不合格數據篩選出來，有效保證了計劃數據的準確性。

3.采購定價：企業可根據業務需要選擇多種采購模式：招標、競價、詢價。充分發揮市場杠桿效應，降低采購品的材料成本和采購過程成本，提升采購工作效率，從而達到降低企業采購成本目的。

4.合同、協議管理：是采購定價結果的體現，也是采購實施的依據，包括采購品的價格信息、交貨條件、付款方式等主要信息。可以手工錄入合同，也可以根據采購定價項目的中標結果直接生成合同。

5.訂單協同：企業需要一個完整的供應鏈管理，才能動態快速地響應客戶需求。必聯采購網提供了一整套訂單協同的功能，包括訂單、收貨、退貨等的流程。

6.采購統計：主設定統計查詢方式，分為按項目采購統計和按采購價格統計兩種，可以對供應商報價的歷史紀錄、訂單響應、送貨及時率、貨物合格率、交易數據等進行自動統計，為采購決策提供強有力支持。

7.供應商管理及評估：供應商通過網上注冊，申請成為供應商企業，經過必聯采購網對供應商注冊信息校對、驗證通過，供應商真正注冊成為采購網供應商;采購商可對供應商進行認證，使其成為自己的潛在供應商;擁有供貨資質的供應商稱為正式供應商;采購商可對正式供應商進行評估，選出合格供應商。

8.采購目錄維護：采購品目錄是整個采購系統的基礎和根本，它具有統一分類、統一編碼的特點，各個采購商根據自身企業的特點和需要進行維護。

(二)供應商供應管理平臺

1.客戶管理：是對當前用戶交易場狀態的管理，可以根據自己的需求，申請進入新的交易場;

2.交易管理：查看和操作不同狀態下的采購項目，全程管理采購交易;

3.訂單協同：必聯采購網提供了一整套訂單協同的功能，包括訂單、收貨、退貨等流程。

4.合同管理：合同是采購定價結果的體現，也可以根據采購定價項目的中標結果直接網上交互和確定合同。

5.供貨管理：建立供應產品與客戶之間的關聯，確保擁有供應產品的資質;同時，與采購商雙向查看和管理協議內容。

八、管理原則

1.首先必須建立完善的供應商評審體制:對具體的供應商資格、評審程序、評審方法等都要作出明確的規定。

2.建立采購流程、價格審核流程、驗收流程、付款結算流程。

3.完善采購員的培訓制度，保證采購流程有效實施。

4.價格的評審應由相應程序規定由相關負責人聯名簽署生效，杜絕暗廂操作。

5.規范樣品的確認制度，分散采購部的權力。

6.不定期的監督，規范采購行為。

7.建立獎勵制度，下調價格后應對采購員進行獎勵。

8.加強開發能力，尋求廉價代替品。

九、管理要素

第一，要確定供應商的資格。以確保供應商有良好的供貨能力。對于大型制造企業而言，這點尤為重要，因為供應商的穩定供貨能力對于企業的穩定生產具有關鍵性的作用，因此這些企業有一個合格供應商名錄，采購只能限于名錄內的供應商，而且要由企業的技術和標準化部門來核定這個名錄。

第二，采購價格形成機制。為了對采購價格進行有效管理，通常企業需要有一個價格小組來核定采購物品的價格上限，這個小組的成員應該由高層主管、財務和采購部門共同組成，從而防止采購業務人員與供應商在價格上有合謀私利的行為。

第三，付款方式的確定。這是實際的利益，企業應盡最大的.努力，爭取好的付款方式。

第四，數量核查。供應商貨品到貨后，應該由檢驗部門核查到貨數量。

第五，質量核查。對于有質量要求的貨品，需要質檢部門的檢驗。

十、行業差異

當我們在思考如何提高我們的采購管理水平，降低采購總成本的時候，首先我們需要理解采購管理的行業差異是什么？這樣，我們才能理解并采用不同的方法來管理各行各業不同的采購工作。根據各行業采購工作的通性和個性，我們將采購管理工作分為四類：

第一類

生產性采購

就是我們采購這個物品是直接為了公司生產運營所需。而生產性采購又分為兩類：

第1類是原材料性采購（MRP性物料采購）。所采購的此類物料是本企業所生產的產品的組成部分或中間體產品；

第2類是零配件的采購（MRO性采購，就是維修，維護、修理、運作），這些零配件是為了保障機器能正常生產運作所需要的維修、更換配件。

這兩類物品的采購管理性質不同，運作方式也不同，看問題的角度也不同。

第二類

商貿性采購

像沃爾瑪這樣的零售商，它們的采購不屬于生產性采購，屬于商貿性采購，商貿性采購和生產性采購最大的區別是什么？批發商、零售商在采購物品時（像沃爾瑪采購的東西），采購什么商品并不十分重要，重要的是采購的東西必須保證能賺錢，筆筆都得賺錢，不賺錢就沒有必要采購進貨。西瓜不賺錢，可以采購蘋果。但是對于生產性采購來講就不行，這個產品我們公司只能用這個原材料，我做餅干的，只能買面粉，不能說面粉太貴就不買了，不買就停產了，所以生產性并不保證每次采購都賺錢，而且采購的盈利性也不能直接反應出來的。我們舉一個簡單的例子：一個很稱職的生產采購部經理，如果跳槽到批發商、零售商去做采購管理，也許過不了半年就被炒掉了，為什么？因為采購管理的角度不一樣。管理的方法也就有很大的不同。

第三類

一般日常用品性采購

像辦公用品采購，還有行政采購等。其特點是采購品類繁雜，但采購金額小。其所采購的物品主要是保障公司的正常行政辦公所用。

第四類

項目性采購

有時候，我們的采購工作屬于項目性采購，比如說買一臺設備，蓋一個車間等。項目性采購的主要特點是一次性。很少有重復性的采購。這就意味的每次采購的流程都得重新開始，以往的經驗和關系很少能用到。

十一、解決方法

采購是供應鏈當中的一個重要環節，它對企業管理是否成功有著巨大的影響。對任何生產企業而言，將正確的原材料和半成品以正確的價格，正確的質量在正確的時間送到正確的地點，是至關重要的。

在實際操作中，要把采購當成供應鏈的一部分進行管理，要想管理得當，需要注意以下幾個方面的問題：

1、制定采購計劃，其中包括采購商品的價格，付款條件，質量，商品來源地，交貨方式和運輸方式等。

2、選擇合適的供應商并確定他們的合作方式。

3、確定采購的數量和批次，防止造成不必要的庫存和增加運輸成本。

十二、采購理念

一、采購管理與ERP集成的一體化思想

ERP系統面向企業的整個業務流程，其核心思想是將企業的業務流程看作是一條緊密連接的供應鏈，它將企業管理從企業內部延伸到企業外部，對企業供應鏈的所有環節進行管理和集成。

1.在企業內部的集成方面

在企業內部，ERP系統將整個企業的相關部門通過信息共享有機地集成一個整體。而采購管理作為企業內部信息流、物流、資金流的源頭，實現基于ERP的采購管理系統的集成對于整個企業ERP系統集成具有重要意義。ERP系統重視對入們已習慣的原有工作方式與工作流程進行重新改造和設計，改造范圍越廣，新系統的潛能越能充分發揮。企業所得的收益也應越大。在采購管理中不斷追求高效的流程，先進的軟件系統與業務流程結合在——起考慮，不斷優化、磨合。這種在企業內部進行的ERP的有效集成，將提高采購管理的效率，實現企業資源最大限度的發揮作用。

ERP是以計算機技術為支撐的資源的管理，計劃、運用都是以數據的形式體現的。確保采購管理中數據的準確性，建立完善的數據收集機制。在管理活動中以數據說話，以合乎事實的數據為決策依據，這才能實現ERP系統在企業內部的有效集成。

2.在企業外部供應鏈上的集成方面

ERP與供應鏈系統的有效集成，是企業從整個市場競爭與社會需求出發，整合、優化供應鏈上的企業內部各個部門、材料供應商等各種資源，這樣實現了社會資源的優化、重組，大大捉高了企業采購活動中物流、資金流與信息流的運轉效率，消除了眾多的中間冗余的環節。從而減少流通成本。并提高企業應變能力。

這種ERP與供應鏈系統的有效集成把企業與供應商良好地連接在一起，并通過信息網絡融為一體，目的是在激烈的市場競爭環境中求生存和發展，大大提高了企業采購管理的效率，給企業帶來了顯著的利益。企業采購管理中實現ERP的有效集成，消除了采購的許多冗余的中間環節，減少了浪費，避免了延誤，具有良好的社會效應。

綜上所述，一方面采購管理通過ERP系統在企業內部的有效集成，實現了企業物流、資金流以及信息流的有機集成提高采購管理效率的目的。另一方面。企業通過ERP系統在企業外部供應鏈上的有效集成，達到與供應商建立長期牢固的合作關系，優化了企業的采購管理。總之，通過ERP系統在企業內外兩方面的集成，提高了企業采購管理的應用效率，集中體現了采購管理與ERP集成的一體化思想。

二、ERP采購管理信息系統的設計與運作

企業的采購工作相當重要并且也非常繁雜，相當多的企業采購從中央到地方經常因采購工作中的一些瑣事而影響了采購工作的效率，對采購工作的主要控制要素：物料供應的數量、價格以及供應時間反而只是勉強應付，幾乎沒有時間與精力去研究采購市場與開發供應商，更談不上建立企業的穩固、高效和低成本的供應鏈條。ERP的出現為采購工作注入了強大的活力，提供了管理和技術并舉的解決方案。應該說在諸多業務部門的ERP推廣與應用中，采購部門是見效最快的部門之一。企業在實施基于ERP的采購管理信息系統時可以根據一定的業務順序進行：

1.建立供應商資源

運行ERP下的采購管理系統時首先是建立供應商檔案，同時對首選、次選等供應商加以分類，并建立供應商的供應貨物明細(品種、價格、供應期、運輸方式等)，資料必須進行最終確認才有效。系統在執行采購訂單下達時，要讀入相應的供應商資料，并且初始化供應商的有關賬務資料。初始化完成之后才能處理采購業務。供應商資料是采購子系統的基本資料。

2.生成采購申請

根據ERP的物料需求計劃生成的采購申請，同時綜合考慮物料的訂貨批量、采購提前期、庫存量、運輸方式以及計劃外的物料申請，進行系統自動物料合并，也可以人工干預和修改。另外，有些原材料的采購提前期很長(有的進口件要半年以上的采購周期)，因此有可能超過主生產計劃制定周期。這類采購的采購計劃應經過銷售、財務與計劃等部門的綜合討論與評估來確定所需的數量和時間，然后制定物料的中期或長期采購申請。

3.確定優選供應商

該過程是落實采購供應商。采購業務人員根據系統中的供應商資源，綜合考查有關供貨價格、交貨數量、交貨期、質量要求與技術要求，進行供應商選優評價，落實每種物料的優選供應商。對新開發的供應商資源還要進行供應商的認證過程，經過相應的評審并合格后才能作為許可采購的供應商。

4.生成用款計劃

生成采購計劃后，系統自動生成用款計劃，并根據詢價結果進行維護。由財務對用款計劃進行確認之后反饋意見給采購部。

5.下達訂單

根據訂貨批量、采購提前期、庫存量、運輸方式、用款計劃以及計劃外的物料申請進行物料合并，生成采購訂單。并經過確認后即可進行訂單輸出，最后下達給供應商。也可以網上發布訂單。對于臨時追加的采購任務，可以通過與供應商協商直接下達采購訂單。

6.采購訂單跟催

采購業務人員對下達的采購訂單按計劃進行跟蹤，系統可以設置跟蹤的時間周期，形成訂單跟催計劃。在跟催過程中，要了解供應商的生產進度及質量情況，并及時對供應商給予支持。

7.貨物驗收

由采購業務員對供應商所供貨物按訂單與進行驗收，并錄人收貨單。也可以根據系統集成的特點與企業的實際流程直接由貨物管理員對貨物按訂單驗收，并對不按計劃交貨的供應商進行管理控制(拖期、提前)。

8.結賬與費用核算D結賬付款工作

應由采購部門配合財務部門來完成，并根據物料的采購結算單據和對采購各種費用的分攤。計算出物料的采購成本。

9.采購訂單結清

在采購訂單交貨、收貨、入庫、付款和考核后，要及時結清采購訂單。系統可提供自動結清功能，可選擇交貨、收貨、入庫、付款、考核等結清方式。一般系統按付款結清的方式處理。也可以進行強制結清。

10.系統基礎數據維護

采購子系統的基本數據有采購員資料、供應商資料、采購提前期以及業務流程設置。對這些數據應及時加以維護。

11.采購子系統運作帶來的效益采購子系統的實施可以給企業采購部門的管理工作帶來顯著的變化與改善。

主要表現在以下幾個方面：

(1)提高采購工作效率。例如。催促已下訂單的時間可以從實施前占總時間的50%，下降到12%。日常查詢庫存的時間也可以大大減少等。

(2)流程變革帶來的效益。例如：通過采購訂單，可以直接完成驗收貨物、發票錄入等工作，并且簡化了所有數據的查詢。這些都會帶來流程效益。

(3)較少文件流轉。提高處理信息的效率。

(4)提高業務人員素質。有統計表明，實施ERP后，采購業務人員的工作時間分配會發生較大的變化。業務人員研究工作來尋求降低成本的時間從28%增加到36%，而總的采購成本可以下降5%。這就說明實施ERP系統會提高采購人員的工作效率和素質。

(5)提高基礎管理工作水平。采購業務的規范性將得到加強。采購部門管理人員將有更多的時間抓業務培訓、供應商開發等基礎管理工作。

ERP是在市場競爭的動力下發展起來的，企業為了在市場中求生存與發展。不斷地整合、優化與擴人企業的自身資源。ERP經過發展，其功能模塊及內部各個分系統的性能不斷增強。功能也在不斷擴展和完善，涉及企業的領域越來越廣。但隨著ERP的發展，它應用的局限性也越來越明顯地表現出來。因此，隨著信息技術以及電子商務的出現和發展，ERP必然要謀求與其他信息系統的集成，實現其功能不斷擴展和增強。以便更好地適應企業發展的需要。